Verslag vergadering dorpshuis

Verslag vergadering Dorpshuis/ Kantine op 3 september 2015

Aanwezig namens bestuur: Paul ter Schegget, Will Bokma, Tom Hospes, Margreet Fox, Willemijn van der Vliet.

Aanwezig: ongeveer 40 personen.

1. Welkom en mededelingen

Jan Douwe Meindertsma, de dagvoorzitter, heet iedereen van harte welkom. De vergadering is belegd in verband met de huidige crisissituatie. De voorzitter is weg en enkele bestuursleden zullen op korte termijn vertrekken. Wij zoeken nu een groep van 5 tot 8 personen voor een stuurgroep Dorpshuis/Kantine, die in principe interesse hebben in het besturen van Dorpshuis/Kantine en willen meedenken.

2. Toelichting door bestuur over de huidige situatie

Margreet Fox en Paul ter Schegget geven een toelichting over de aanloop naar de huidige situatie. Het liep niet meer lekker tussen de voorzitter en de penningmeester, waarbij het vertrouwen uiteindelijk is opgezegd door de penningmeester. Foppe heeft besloten om dan te stoppen als voorzitter. De rest van het bestuur heeft zijn uiterste best gedaan om dit op te lossen, waarbij Gert Top en Pier Dijkstra als externe adviseurs hebben meegedacht. Foppe is echter bij zijn besluit gebleven, al heeft hij wel tot na de Merke zijn voorzittersrol gehandhaafd.

Het komt er nu op neer dat het bestuur over ruim een jaar nog maar uit 2 personen bestaat, als er geen mensen bij komen.

3. Vertonen film ‘back-to-basics’

Er wordt een film vertoond waarin wordt uitgelegd waar de uitdaging voor besturen zit, als het gaat om het vinden van vrijwilligers. Hierbij zijn strategie en structuur belangrijk, maar met name cultuur (samenhorigheid, met elkaar en voor elkaar).

4. Analyse en uitdagingen – voorstel plan van aanpak

Pier geeft een analyse van de situatie van het Dorpshuis/Kantine. Het Dorpshuis is financieel gezond, de omzet loopt wel terug, maar door zuinig beleid, blijft het resultaat nog positief. Er zijn echter steeds minder vrijwilligers beschikbaar. Wij zoeken nu een aantal leden voor een stuurgroep, waarbij een aantal mensen ook de intentie heeft om door te stromen naar een nieuw bestuur. De stuurgroep maakt een regeerakkoord op hoofdlijnen en dat kan vervolgens aan het dorp voorgelegd worden in een vergadering. Hierbij wordt benadrukt dat alles openligt en mogelijk zou kunnen zijn.

5. Discussie: analyse / aanpak bestuur Dorpshuis en Kantine

Genoemde punten vanuit de aanwezigen:

privatiseren en verpachten.
het bestuur heeft er de afgelopen jaren alles aan gedaan om vrijwilligers te vinden, maar het wordt steeds moeilijker.
er moet een positievere sfeer rondom het Dorpshuis komen, met elkaar de schouders er onder zetten.
kijken bij andere Dorpshuizen: hoe doen zij het en wat zou voor ons werken.
De manier waarop we draaien, is 15 jaar geleden bedacht, maar er is een hoop veranderd in het dorp / de wereld in die tijd. Te weinig mensen moeten te veel doen.
Het idee van stuurgroep is goed, maar er moet dan ook wel consensus / 1 strategie uitkomen.
In het begin van de stuurgroep is het goed om allerlei verschillende mensen en meningen te hebben.
Het werven van vrijwilligers moet niet onderschat worden, je moet er veel vrije tijd in stoppen.
Ook het profiel van de voorzitter ligt open.
Het probleem van werven vrijwilligers blijft er, ook al heb je een andere strategie bedacht.
Doarpswurk is ook bezig met onderzoek naar het werven van nieuwe vrijwilligers; hun advies kan meegenomen worden in de stuurgroep.
Voorheen hadden we een vrijwilligersvergadering, nu gaat het via de mail, maar dit werkt niet.
De grote groep die het 15 jaar geleden oppakte, moet worden opgevolgd door de volgende generatie.
Mensen die in de stuurgroep plaatsnemen, hebben de ambitie om bij te dragen aan een nieuw Dorpshuismodel. Je hebt daarbij geen directe verplichting om jarenlang in het bestuur te zitten.
Ook de verenigingen van het dorp moeten hierin betrokken worden.

6. Eindconclusie en vaststelling traject

Iedereen kan zich opgeven voor de stuurgroep bij een van de huidige bestuursleden of bij Pier of Gert. Het bestuur zal ook zelf plaatsnemen in de stuurgroep. Er is nog geen tijdspad voor het vervolgtraject vastgesteld door het bestuur. Het verslag van deze avond staat op korte termijn op www.raerd.com, waar iedereen het nog eens na kan lezen en zich ook alsnog op kan geven. Over 2 weken heeft het huidige bestuur een vergadering, waarin de vervolgstappen worden besproken.

7. Sluiting van de vergadering

Om 21.20 uur wordt de vergadering gesloten.

Momenteel hebben zich al 10 leden voor stuurgroep aangemeld: Berend Raap, Atte Wiarda, Tamara Struiving, Sjoerd Stelwagen, Ton Poelsma, Julia Haringsma, Durk Jan Zantema, Tamara Heeringa, Jan Pieter Sikkema en Douwe van der Ploeg.